Outil d’évaluation de la maturité digitale du service juridique

1. Comment stockez-vous et recherchez-vous les données et/ou documents juridiques relatifs à l’ensemble de la société lorsque vous en avez besoin ?

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Je ne possède pas de répertoire structuré. Je recherche les fichiers et les feuilles de calcul sur le réseau de l’entreprise ou je demande à mes collègues d’autres services de m’envoyer les données dont j’ai besoin.

J'utilise un système de gestion électronique des documents (GED) dans lequel je peux chercher des fichiers et feuilles de calcul archivés. Après avoir trouvé le bon fichier, je peux localiser les données dont j’ai besoin. Si j'ai un doute sur l'exactitude des données, je demande à un collègue d’un autre service de me les confirmer.

J’utilise un logiciel centralisé qui réunit tous les documents et données juridiques de l’ensemble de l’entreprise. Je peux rechercher n’importe quel document et filtrer les recherches selon les métadonnées.

Le saviez-vous ?

Saviez-vous qu’un juriste perd en moyenne près de 400 heures par an (c’est-à-dire 20 % de son temps !) à rechercher des informations éparpillées dans différents dossiers, fichiers partagés et documents papier, alors que tout ce temps pourrait être consacré à fournir des conseils stratégiques !

2. Comment collaborez-vous avec vos collègues au sein de l’entreprise ?

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Lorsque nos collègues adressent une demande au service juridique, la communication se fait par e-mail et dossiers partagés. Chaque demande est unique et est donc gérée ad hoc.

Les demandes sont gérées par e-mail, mais nous disposons d’un répertoire centralisé dans lequel les collègues peuvent retrouver leurs propres contrats et accords. Cela me permet de gagner un temps précieux tout en gardant le contrôle.

Lorsque les collègues nous font une demande, ils peuvent remplir un formulaire qui déclenche automatiquement un ensemble de tâches et d’alertes. Nous disposons également d'un répertoire centralisé et utilisons l’automatisation de documents afin que les collègues puissent gagner en autonomie.

Le saviez-vous ?

Seulement 14 % des services juridiques ont mis en œuvre un portail de collaboration pour la prise en charge juridique des différents services de l'entreprise. Il n’est donc pas étonnant que 50 % des répondants indiquent que la coordination avec le service informatique ainsi que le processus de réorganisation représentent des défis majeurs.

3. Comment décririez-vous la manière dont vous organisez votre charge de travail quotidienne ?

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Ma charge de travail est lourde et l’entreprise m’en demande plus que jamais. Avec autant de travail, il est difficile de maintenir le niveau de performance que les entreprises attendent.

Je supervise et contrôle un large éventail d'informations et d'activités. Je peux répondre avec précision aux demandes de mes collègues et de la direction, même si les délais sont serrés.

Grâce à la standardisation et à l'automatisation des processus, nous passons moins de temps sur les tâches administratives, et plus de temps sur le travail stratégique. Je suis en mesure de démontrer la valeur qu’apporte le service juridique grâce à des KPIs.

Le saviez-vous ?

Les juristes d'entreprise entendent de plus en plus utiliser la technologie juridique dans leur travail quotidien, notamment pour accroître leur efficacité. Alors que la plupart des juristes affirment qu'aujourd'hui la technologie juridique n’occupe que 20 % de leur journée, ce chiffre atteindra ou dépassera les 40 % d’ici les cinq prochaines années !

4. Dans quelle mesure êtes-vous préparé à gérer les changements liés aux réglementations, aux décisions internes et/ou aux conditions contractuelles ? (Par exemple : Brexit, expiration de l’indice Libor, RGPD, etc.)

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Nous avons du mal à trouver du temps ou des ressources pour évaluer l’impact global des changements sur nos relations commerciales contractuelles. Nous sommes donc exposés aux risques et aux erreurs coûteuses.

Lorsque des changements inattendus ont lieu, nous avons une bonne visibilité sur les engagements juridiques de l’entreprise. Nous sommes donc capables d’évaluer en partie notre exposition aux risques et de prendre des mesures pour limiter les pertes financières et commerciales ainsi que l’impact sur notre réputation.

Nous sommes préparés au changement (et le prévoyons souvent). Non seulement nous réduisons les risques pour éviter les pertes, mais nous sommes également préparés à trouver de nouvelles opportunités qui feront avancer notre entreprise.

Le saviez-vous ?

Avec une charge de travail toujours plus lourde et plus de 50 % de leur temps consacré à des tâches administratives, de nombreux juristes peinent à trouver du temps pour leurs activités de conseil stratégique. Fort heureusement, la technologie juridique aide non seulement les juristes à réduire leurs tâches administratives, mais aussi à mieux s'intégrer dans l’entreprise en s'appropriant les outils et les processus utilisés pour prévenir et gérer les risques juridiques.

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